引き継ぎ資料が使われないとき、探す場面と更新者を確認する

質問した人と一緒に、見つからなかった箇所を見る

• 見つからない：どの言葉で、どの場所を探したかを聞く。入口の名前を利用者の言葉に合わせる。
• 古くて使えない：有効な条件、最終確認日、更新を判断する人を確かめる。
• 読んでも決められない：手順から外れた場合の判断材料と相談先があるかを見る。

すべての文書を増やすのではなく、選んだ質問に対して、既存資料のどこを変えればよいかを一つ決めます。

一件の判断を、再利用できるメモにする

記入項目は「迷った場面／参照した資料／判断した条件／適用できない条件／確認日・更新者」です。手順と違う処理をした場合、その記録を誰が正式な手順へ反映するかも置きます。

メモが存在するだけで引き継ぎ完了とは判定しません。次の担当者が元の担当者に聞かずにたどれたかを確認し、分からなかった箇所を修正します。

資料の問題に合う詳しい手順へ

• 担当者に聞かないと進まない業務の引き継ぎ：手順と例外を分けたいとき。
• 決定事項と担当を共有する運営設計：複数組織で最新版が食い違うとき。

機密性の高い相談や人事情報は、読みやすくするために公開範囲まで広げないようにします。共有先の判断は、組織の情報管理ルールに従います。

参考資料と、この案内の範囲

英国政府「Architectural Decision Record Framework」：判断の背景・選択肢・決定を残す記録の考え方を参照しています。技術設計向けの枠組みを、日々の業務の確認メモへ応用した案です。

資料確認日：2026年9月23日。記入メモと確認の順序は、公開資料を踏まえた本ページの提案です。事業で実証した効果の報告ではありません。

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